Conservazione a norma delle fatture su EasyCassa: cos’è e come funziona?

Nel 2018, la Legge di Bilancio ha sancito l’adozione obbligatoria di fattura elettronica per tutti gli operatori del commercio italiani che vendono beni o prestano servizi verso altri operatori o consumatori finali sull’intero territorio nazionale. Con l’introduzione della fatturazione elettronica, si è reso necessario normare la predisposizione, trasmissione, ricezione e la procedura di conservazione della documentazione digitale al fine di conferire valore legale al pari della fatturazione cartacea e conservarla nel tempo in maniera sicura ed inalterata.

A partire dal 2022, EasyCassa offre gratuitamente il servizio di Conservazione a Norma di tutte le fatture / note di credito emesse e ricevute su EasyCassa. Vediamo insieme in cosa consiste la procedura di Conservazione a Norma e come verificare lo stato delle tue fatture e note di credito sul Cloud EasyCassa.

Come verificare lo stato delle tue fatture su EasyCassa

EasyCassa offre gratuitamente il servizio di Conservazione a Norma per le fatture/ note di credito emesse e ricevute tramite i suoi sistemi (oltre alle relative ricevute del SdI) a partire dal 2022.

Se sei cliente EasyCassa, puoi verificare lo stato di conservazione e scaricare le copie conservate a norma dal Cloud EasyCassa, facilmente e velocemente.

Per le fatture e note di credito emesse:

Le fatture emesse, note di credito o altro tipo di fattura vengono mandate in conservazione quando passano il controllo del Sistema di Interscambio (SDI) utilizzato dall’Agenzia delle Entrate e assumono lo stato di «consegna» o «mancata consegna».

Per individuare velocemente i documenti conservati a norma, puoi usare il filtro di ricerca “conservazione” che trovi sotto il pulsante “Filtri”. Di ciascuna fattura o altro documento emesso, puoi visualizzare il dettaglio della fattura ed i relativi stati direttamente dal Cloud, oppure puoi scaricarle premendo su “Salva copia conservata” sia dal pannello di dettaglio che selezionando una o più voci dalla tabella nella sezione principale.

Se accanto alla fattura invece sono indicati i seguenti stati «in verifica» o «da correggere» significa che la fattura non può ancora essere considerata emessa correttamente e quindi la relativa conservazione a norma non sarà possibile.

Per le fatture ricevute:  

Le fatture ricevute vengono inviate in conservazione quando vengono ricevute sul Cloud EasyCassa. È possibile che una fattura non venga visualizzata come conservata perché la procedura non è stata ancora ultimata.

Anche per le fatture ricevute, puoi visualizzare il dettaglio ed i relativi stati per la singola fattura, effettuare il download singolo/multiplo ed applicare il filtro per trovare velocemente i documenti che ti servono.

Attenzione: Le fatture emesse e ricevute prima del 2022 non sono conservate a norma su EasyCassa. Inoltre non è possibile importare su EasyCassa altri documenti o fatture provenienti da altri sistemi.

Conservazione a Norma: cos’è?

Per conferire valore legale nel tempo alle fatture elettroniche, la normativa prevede un rigido protocollo informatico di conservazione delle stesse al fine di poterle conservare per lungo tempo. Il vantaggio è quello di ridurre via via i costi di archiviazione, stampa e stoccaggio, oltre che a ridurre notevolmente i tempi di consultazione e ricerca per questa tipologia di documenti.

In breve, gli step principali per conservare le fatture elettroniche possono essere riassunti in 4 punti chiave:

1. Le fatture vengono prodotte in formato XML.
   Per emettere una fattura elettronica, il software utilizza un flusso di dati ben strutturato racchiuso nel formato XML “Extensible Markup Language”, ossia un codice utilizzato per scrivere i dati della fattura emessa in un file leggero e veloce da leggere. Il Sistema di Interscambio utilizzato dall’Agenzia delle Entrate (SdI) verifica che il documento abbia tutti i requisiti validi, salva la fattura nel suo database e la invia al corretto destinatario.
2. La firma digitale.
   Affinché la fattura emessa abbia valore e possa essere conservata a norma, è necessaria una firma elettronica qualificata sul documento per accertarne autenticità ed integrità. EasyCassa è già predisposta per il corretto invio e ricezione delle fatture elettroniche, non dovrai fare nulla.
3. Indicizzazione e lotto di conservazione.
   Alla fattura vengono associati dei dati che permettono di recuperarla agilmente. La singola fattura verrà poi inserita all’interno di un “lotto di conservazione” per catalogare i documenti emessi in una precisa finestra temporale, garantendone la progressione cronologica e continuità per ogni periodo d’imposta (ad esempio, un lotto non può essere composto solo dalle fatture n.1 e n.4 senza avere incluse anche la n.2 e n.3).
4. Chiusura del lotto con marca temporale e firma.
   Ciascun lotto di conservazione viene certificato anche dal Responsabile della Conservazione attraverso una marca temporale e una firma elettronica qualificata così da “cristallizzare” i dati contenuti, la forma e il riferimento ad un periodo temporale ben preciso. La marcatura consente la corretta conservazione dei lotti per 10 anni, come previsto dalla normativa.

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