9 consigli per gestire il tuo locale con il Covid-19

I consigli messi nero su bianco da una grande catena di ristorazione e applicabili fin dalla riapertura anche per le piccole realtà con un solo punto vendita.

In tempi di Covid-19 siamo tutti chiamati a uno stile di vita fatto di nuove abitudini: igiene personale, distanziamento sociale, limitazione degli spostamenti. Se hai un bar, un ristorante o un locale che fa ristorazione, ti stai chiedendo come questi vincoli modificheranno nella pratica la tua attività lavorativa quotidiana al momento della riapertura e quando sarà possibile ricominciare a servire ai tavoli.

Ebbene, per i ristoratori con EasyCassa – ma anche per tutti gli altri i gestori di punti vendita che fanno somministrazione – raccogliamo e condividiamo le linee guida contenute nel Covid Book sviluppato da Black Sheep, azienda di Hong Kong nel settore ristorazione che – forte della sua organizzazione e delle sue competenze – ha saputo mettere nero su bianco un elenco di pratiche e consigli replicabili da tutti i bar, ristoranti, locali, e in generale punti vendita della ristorazione.

Attenzione: questi consigli non sostituiscono procedure, obblighi e regole comportamentali ufficiali indicate dalle istituzioni; tuttavia sono pratiche che, se messe in atto tutti insieme, permettono di gestire la propria attività in modo responsabile e attento.

1. Segui un protocollo di igiene standard

• Lava le mani ogni 30 minuti.
• Predisponi salviettine e gel igienizzante ovunque nel locale (ingresso, tavoli, bancone, bagni, ecc).
• Mascherine obbligatorie: tienine una scorta a disposizione nel punto vendita.
• Sanitizza le superfici comuni ogni 30 minuti.
• Ogni 10 giorni fai una sanitizzazione profonda del tuo locale con personale esterno.
• Elimina ogni contatto fisico con clienti e personale: niente strette di mano, niente “cinque”, neanche con i pugni.

Secondo Black Sheep queste regole andrebbero applicate sistematicamente e con metodo, senza eccezioni. I clienti sono molto sensibili all’igiene, soprattutto in questa emergenza. Qualsiasi cosa sembri disordinata o fuori posto si tradurrà in una percezione di scarsa igiene nella mente del cliente: quindi uniformi, capelli, unghie, e superfici dovrebbero essere senza alcuna macchia, ora più che mai.

2. Salute

• Preparati in anticipo per ogni evenienza, informandoti subito sulle strutture nelle vicinanze del tuo punto vendita che possono gestire eventuali casi di Coronavirus.
• Se hai collaboratori o dipendenti che parlano male l’italiano, assegna loro un altro membro del tuo team come “tutore“: sarà la persona che farà da loro portavoce in caso di bisogno.
• Acquista un termometro digitale contactless da tenere sul punto vendita per misurare la temperatura a tutto il tuo staff, e se qualcuno ha più di 37,5 di febbre mandalo a casa.

3. Gestione dei clienti

I suggerimenti di Black Sheep per la gestione dei clienti devono ovviamente essere adattati ad ogni diversa realtà e declinati secondo le disposizioni del Ministero della Salute. Noi riportiamo in ogni caso i consigli alla voce “gestione dei clienti”:

• Preparati a dover mandare via clienti che non mantengono la distanza di sicurezza, che si rifiutano di indossare la mascherina o che mostrano sintomi compatibili con il Covid-19.
• Crea un gruppo WhatsApp con i gestori di altri bar o ristoranti vicini al tuo locale: potrà essere utile per condividere informazioni in tempo reale.

4. Al tavolo

Anche se non sappiamo ancora esattamente cosa prevederà la normativa e quali regole comportamentali dovremo seguire per la ristorazione al tavolo, ci sono alcune linee guida di buon senso a cui verosimilmente ci si può attenere e che possono diventare una sana abitudine nel tuo locale:

• Ridurre i coperti e aumentare le distanze sarà una necessità, quella che chiameremo la “nuova normalità”: attenzione dunque sia al giusto distanziamento fra i tavoli, sia ai percorsi che i clienti e il personale deve fare nel tuo locale.
• Predisponi per ogni tavolo delle bustine usa e getta (una per coperto) in cui i clienti possono appoggiare le loro mascherine mentre stanno mangiando.
• Gel igienizzante e salviettine non saranno mai abbastanza: mettine a disposizione su ogni tavolo.

5. Organizzazione del personale

• Se hai più di un punto vendita, identifica i membri dello staff che viaggiano da un punto vendita all’altro e trova un modo di limitare (se non puoi eliminare del tutto) gli spostamenti. Soprattutto nel caso di punti vendita vicini fra loro, potresti avere l’abitudine di avere collaboratori che fanno turni in più di un punto vendita: è preferibile evitarlo. Considera che un dipendente che si ammala, e ha visitato tutti i punti vendita, costringe alla chiusura di tutti i punti vendita.
• Se hai un team composto da diversi membri, considera seriamente l’opzione di dividerlo in “team A” e “team B” cercando di evitare che i due team si incontrino. In questo modo se il team A deve isolarsi, il team B può continuare a lavorare.
• Sembrerà una banalità, ma per grandi team il rischio di dimenticarlo c’è: se scegli di dividere in due il tuo personale, cerca di tenere in considerazione eventuali relazioni personali fra membri dello staff; se due dipendenti vivono insieme, mettili nella stessa squadra.

6. Asporto e consegne a domicilio

• Se ti avvali di servizi di consegna, assicurati di utilizzare una modalità di ritiro senza contatto: è spiacevole da un punto di vista umano, ma è meglio non fare entrare fattorini e rider nel tuo punto vendita
• Evita gli sprechi: non offrire tutto il tuo menu o i tuoi prodotti per l’asporto e le consegne a domicilio. Fai prima dei test per scoprire quali prodotti vendono bene, e se non girano bene è meglio non venderli per le consegne a domicilio. Per fortuna EasyCassa ti aiuta a scoprire quali prodotti vendono meglio con le statistiche di vendita sul Cloud.
• Evita i contanti il più possibile, preferendo sempre pagamenti con carte, meglio ancora se contactless.
• Sii creativo: crea diverse offerte e menu delivery, e cerca di incentivare un riordino rapido da parte dei clienti proponendo ad esempio sconti sull’ordine successivo

7. Gestione dei menu e dei costi di cibo e bevande

Sebbene qualsiasi ristoratore lo sappia bene, e tenendo presente che questo argomento è estremamente eterogeneo e dipende da diversi fattori che non sono uguali per tutti, i consigli di Black Sheep sono più che altro buone abitudini e regole di buon senso:

• Elimina i buffet.
• Elimina dal menu gli articoli (pietanze e piatti) che non vendono e generano sprechi.
• Lavora in modo coordinato con i tuoi fornitori per assicurarti le consegne di freschi nei tempi giusti.
• Tieni a magazzino stock minori di materia prima.

8. Pianificazione e anticipazione

Anche qui parliamo di pratiche che probabilmente stai già seguendo, ma ripetere le linee guida suggerite da Black Sheep ci aiuta a tenere a mente tutti gli aspetti.

• Fai un’analisi dei flussi di cassa ogni settimana e ogni mese.
• Interrompi qualsiasi spesa non essenziale.
• Ricavi e costi tendono a diventare ciclici sul lungo periodo, con settimane buone e settimane negative che su susseguono in un certo modo. Anche se non hai l’abitudine di farlo, inizia a analizzare il tuo venduto in modo regolare: gli strumenti di analisi di EasyCassa possono essere un grande aiuto.
• Rivedi (se ne hai) i tuoi processi di approvazione delle spese, rendendoli più severi e con un numero inferiore di persone coinvolte (questo consiglio ovviamente si applica principalmente a grandi catene di ristoranti).

9. Comunicazione

Qui si apre un mondo: la comunicazione è ciò che può fare davvero la differenza in questo periodo di difficoltà, e seguire pochi consigli può far spiccare la tua attività rispetto ad altre concorrenti.

• Assicurati che i messaggi che mandi su diversi canali (social media, e-mail, conversazioni con clienti, ecc) siano sempre coerenti e allineati.
• Preparati a dover informare gli altri che un cliente o un membro dello staff è risultato positivo: può succedere. La rapidità di reazione e nella comunicazione è fondamentale, e la trasparenza è apprezzata da tutti.
• I clienti saranno frustrati, stressati e spaventati. Spesso questi stati d’animo si traducono in rabbia e aggressività: resta empatico (nei limiti del possibile!)
• Assicurati di avere sempre qualcuno che risponda a telefonate e e-mail in tempo reale, anche quando sei chiuso. Imposta degli inoltri automatici delle telefonate se necessario.
• Prepara in anticipo i testi di diversi messaggi che potresti dover mandare ai tuoi clienti, collaboratori e fornitori, per informarli di aperture, chiusure, emergenze, ecc.
• Se hai commenti negativi sui tuoi canali social, non cancellarli: in tempi di crisi le persone cercano tutte le informazioni possibili, e la trasparenza è valutata sempre positivamente. A meno che qualcuno non sia maleducato senza ragione, ovviamente!
• Abbiamo già parlato della trasparenza? Le buone notizie è bello leggerle sui giornali, ma le brutte notizie dovrebbero provenire direttamente da te. Non nascondere niente, né ai clienti, né ai fornitori, né al tuo personale.

Hai visto come quasi tutti questi consigli sono applicabili da subito anche al tuo punto vendita? Non sarà certamente facile: sarà un percorso lungo e una situazione a cui tutti dovremo abituarci. Come ne usciremo? Seguiamo tutti le regole, supportiamoci a vicenda, e condividiamo le informazioni!