Come organizzare l’inaugurazione di un ristorante o un bar

Il momento di apertura di un locale porta con sé tante emozioni, per questo, per essere sicuri che tutto vada per il meglio è importante prestare attenzione all’organizzazione.

L’inaugurazione di un locale è il primo momento di contatto dell’attività con i suoi potenziali clienti. Per questo motivo l’organizzazione e la cura dei dettagli sono fondamentali: valorizzare il luogo e offrire un servizio impeccabile permetterà di promuovere il bar o il ristorante in modo positivo e il pubblico potrà avere un’idea precisa e puntuale del modo in cui il team lavora.

Ma quali sono gli elementi a cui prestare attenzione?

Organizzare l’inaugurazione

Programmare l’inaugurazione di un bar o un ristorante richiede tempo, per questo è importante cominciare a lavorarci già mesi prima. Nella lista delle cose da fare si dovranno inserire:

• la scelta del giorno e dell’ora;
• la lista degli ospiti;
• la comunicazione e la promozione dell’evento.

Solitamente per i negozi è sconsigliato organizzare un’apertura durante un giorno lavorativo ed è preferibile orientarsi sul sabato pomeriggio o la domenica mattina. Per ristoranti e bar anche un giorno in settimana potrà andare bene purché si scelga un orario comodo per il pubblico, come la sera.

Sarà importante, per decidere quando fare l’inaugurazione, valutare appunto il tipo di pubblico che si vuole attirare per capire quali possano essere le esigenze e le tempistiche migliori.

L’identificazione dei target può sembrare banale o scontata, ma è un passo organizzativo fondamentale tanto in una fase iniziale quanto, soprattutto, per lo sviluppo del business: età, sesso e abitudini sono tra le informazioni di cui avrai bisogno per identificare il tuo target.

La promozione e l’invito all’inaugurazione

Ovviamente, all’inaugurazione di un locale dovranno essere presenti parenti e amici che forniranno preziosi consigli e tanto supporto, ma potranno essere invitate anche autorità locali o personalità di spicco, che garantiranno maggiore visibilità. La loro presenza, infatti, potrà attirare sia potenziali clienti sia i giornalisti. Questi ultimi, in particolare, potrebbero dare spazio alla notizia sulle testate online o cartacee promuovendo l’apertura dell’attività.

In questo senso, pubblicizzare l’apertura è fondamentale per la buona riuscita dell’evento e il futuro del locale. Una buona strategia di marketing comincia infatti mesi prima dell’inaugurazione: fin dall’inizio del progetto è utile presidiare la comunicazione online, stabilendo quali saranno gli strumenti e quali i canali che si vorranno utilizzare e su questi cominciare a creare attesa e interesse, ampliando a mano a mano il pubblico di interessati.

Le comunicazioni dovranno rispecchiare lo stile del ristornate o del bar in modo da dare un’immagine coerente, univoca e precisa del brand. Questo dovrà avvenire sia in termini di fotografie e grafiche sia relativamente ai messaggi:

• le immagini avranno un ruolo decisivo perché permetteranno al pubblico di identificare il locale a colpo d’occhio;
• i messaggi dovranno essere semplici e chiari in modo che ciò che si vuole trasmettere sia subito comprensibile.

L’evento: cosa fare all’inaugurazione

Arrivati al giorno dell’evento sarà il momento di mettere in atto tutte le abilità del team: lo staff dovrà sapere come muoversi in sala, la cucina dovrà essere pronta a far assaggiare le proposte del menù e i titolari dovranno saper intrattenere, divertire e incuriosire il pubblico.

L’inaugurazione di un ristorante o un bar è un vero e proprio evento e come tale dovrà avere una scaletta precisa. Dopo l’accoglienza, quindi, i camerieri potranno far assaggiare i piatti forti del locale: non dimenticare anche di prevedere possibili alternative per coloro che hanno specifiche esigenze nutrizionali o sono vegetariani e vegani, ad esempio.

Ricorda, inoltre, che l’atmosfera è fondamentale per mettere gli ospiti a proprio agio: fai attenzione all’illuminazione e alla musica, scegli una playlist o una band che possano creare convivialità fra i presenti.

A un certo punto arriverà anche il momento del discorso: l’inaugurazione di un locale deve essere anche il punto di partenza per presentarsi e descrivere la propria attività, farsi conoscere e informare il pubblico sulla propria attività… quindi, sfrutta al meglio questo momento!

Infine, alcuni consigli utili:

• per invogliare i potenziali clienti a partecipare all’inaugurazione, riserva loro un regalo come un coupon o un buono sconto che possono utilizzare su una cena o su un acquisto;
• pensa sempre a un piano B, una soluzione alternativa che ti permetta di dare vita all’evento anche in caso di inconvenienti o imprevisti;
• trova un sistema che ti permetta di agevolare quanto più possibile il lavoro del personale, come il registratore di cassa EasyCassa che consente di gestire tante funzioni, dai pagamenti alla fatturazione elettronica alle comande in sala, tutto con un unico abbonamento.