La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria, sia nelle relazioni commerciali tra aziende e professionisti con Partita Iva sia verso i consumatori finali, con la Legge di Bilancio 2018.
Dal 1° luglio 2022 sono obbligati alla fatturazione elettronica anche i contribuenti in regime forfettario e “di vantaggio” che nell’anno precedente hanno conseguito ricavi o percepito compensi superiori a 25.000€.
Il 1° gennaio 2024 l’obbligo si estenderà a tutti gli altri forfettari.
Ma vediamo insieme tutto ciò che devi sapere per gestire al meglio la fatturazione elettronica nel 2023.
Fatturazione elettronica 2023: cos’è e come funziona?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture.
La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Viene firmata digitalmente tramite firma elettronica qualificata dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
A differenza della vecchia fattura cartacea, la fattura elettronica ha il vantaggio di eliminare tutti i costi legati alla stampa, spedizione e conservazione. Inoltre, deve essere necessariamente redatta tramite un software gestionale di fatturazione elettronica, utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Il SdI, gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate, è per legge il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (B2B e B2C).
Il SdI verifica se il documento contiene tutti i dati obbligatori ai fini fiscali, quali ad esempio l’indirizzo telematico (codice destinatario) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura, e accerta che la partita Iva del fornitore e la partita Iva e il codice fiscale del cliente siano esistenti. In caso di esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario e comunica, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
Il formato con cui le fatture elettroniche devono essere inviate è l’ XML 7: non è altro che un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Compilazione della fattura elettronica
Per le attività commerciali di vendita al dettaglio o ristorative, il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite software di fatturazione o gestionale. Il vantaggio di lavorare con un registratore di cassa telematico completo e trasversale che include la fatturazione elettronica, come , è quello di avere riuniti in un unico strumento di lavoro tutto il necessario.
La procedura per fatturare è sempre la medesima: redigi la fattura, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML, automaticamente viene firmata digitalmente e inviata con un click al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica, il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
Firma e invio della fattura elettronica
Per firmare digitalmente una fattura elettronica tramite firma elettronica qualificata, la strada più semplice è affidare il tutto a un gestionale di fatturazione (come EasyCassa ad esempio). In questo modo, semplifichi sia l’invio al Sistema di Interscambio (SdI) sia la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali errori o anomalie. Sia in cassa che dal portale gestionale Cloud è possibile monitorare e gestire lo stato delle proprie fatture e note di credito.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
La ricezione della fattura viene gestita direttamente dal SdI, che farà pervenire la fattura una volta che avrà verificato la validità di tutti i requisiti tecnici.
Con EasyCassa il processo di conservazione dei documenti digitali è sicuro e automatico. Sul Cloud EasyCassa, le fatture elettroniche emesse e ricevute (se configurate) vengono conservate automaticamente. È possibile filtrarle per data, stato, scaricare i documenti in diversi formati. Anche la rendicontazione delle proprie entrate ed uscite diventa più semplice, è possibile, infatti, creare un profilo per il proprio commercialista che potrà accedere direttamente al Cloud e offrire una consulenza ancora più mirata.
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
La conservazione delle fatture elettroniche è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.
La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi pratici della conservazione elettronica sono evidenti e riguardano l’eliminazione dei costi di stampa, l’eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture e l’abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione delle stesse.
Anche in questo caso un gestionale, come EasyCassa, è la soluzione migliore in quanto puoi gestire tutto il processo di fatturazione da un unico strumento e in qualsiasi momento, grazie al Cloud.
Quando va emessa la fattura elettronica?
Secondo quanto stabilito dall’art. 6 del DLgs. n 471/97, in caso di invio tardivo di una fattura elettronica, potresti ricevere sanzioni severe, dal 90% all’180% dell’imponibile non correttamente documentato.
Per evitare tutto ciò, ti spieghiamo quali sono i termini e le scadenze per la trasmissione e l’emissione della fattura elettronica.
Devi sapere, innanzitutto, che l’emissione di una fattura elettronica avviene al momento della trasmissione della stessa al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Questo vuol dire che la data di emissione è sostanzialmente la data di trasmissione (o invio) della fattura elettronica al Sistema di Interscambio.
Termini di emissione di una fattura elettronica immediata
La fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SdI) entro i 12 giorni successivi dall’effettuazione dell’operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio).
Solitamente, le fatture immediate vengono emesse entro le 24 ore del giorno dell’operazione, ma se non si riesce, lo si può fare in uno dei 12 giorni successivi.
Nel documento bisognerà comunque indicare la data effettiva in cui l’operazione è stata eseguita.
Termini di emissione di una fattura elettronica differita
La fattura elettronica differita riguarda la cessione di un bene la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (DDT) o da un altro documento equipollente; o la prestazione di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto.
Questa fattura deve indicare obbligatoriamente il codice “tipo documento” TD24 e gli estremi del DDT o del documento analogo che contiene il dettaglio delle operazioni effettuate.
I termini di emissione di una fattura differita sono entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.
In questo caso, rispetto alla data di emissione e trasmissione della fattura, bisognerà comunque indicare nel campo “data dell’operazione” la data effettiva in cui l’operazione è stata eseguita o, in caso di più operazioni effettuate nell’arco dello stesso mese, “preferibilmente” la data dell’ultima operazione effettuata.
Quando emettere la fattura anticipata?
Nel caso di fattura anticipata, il momento dell’emissione coincide con l’effettuazione dell’operazione e diventa rilevante ai fini IVA.
La fattura anticipata deve essere emessa e trasmessa al SdI entro 12 giorni dalla data di riferimento.
Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica
Dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia possono essere solo elettroniche.
Fino al 31 giugno 2022 tutti i lavoratori forfettari erano però esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica.
Dal 1° luglio 2022, però, il DL n.36 del 2022 ha stabilito che: la fatturazione elettronica è obbligatoria per i contribuenti in regime forfettario e “di vantaggio” che nell’anno precedente (quindi nel 2021) hanno avuto ricavi superiori a 25.000 euro; tutti gli altri contribuenti in regime forfettario e di “vantaggio”, che hanno percepito compensi inferiori a 25.000 euro, sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica fino al 1° gennaio 2024, data in cui l’obbligo si estenderà anche a questi soggetti.
Gestione e scadenze dei corrispettivi telematici
Per commercianti, albergatori e ristoratori e, in generale, per tutti le attività commerciali in grado di emettere scontrini e ricevute fiscali (esclusi gli e-commerce) è obbligatoria l’emissione dei cosiddetti “documenti commerciali”.
Si tratta di documenti a natura “non fiscale” che vengono emessi esclusivamente attraverso un Registratore Telematico o un’apposita procedura, messa a disposizione sul portale fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Il “documento commerciale”, che ha sostituito scontrino e ricevuta fiscale (non più obbligatori), può essere emesso dal registratore telematico e deve contenere i seguenti campi minimi:
Inoltre, il documento deve dettagliare la modalità di pagamento (in contanti, con strumenti elettronici o non pagato).
Gestire i corrispettivi con un registratore di cassa telematico
Per gestire i corrispettivi in modo semplice nella tua attività, puoi optare per la sostituzione del registratore di cassa con un nuovo registratore telematico (RT) più evoluto.
Un registratore di casa telematico, come EasyCassa ad esempio, è in grado di:
Al momento della chiusura giornaliera di cassa il Registratore Telematico, in automatico, predispone e sigilla il file XML con i dati complessivi dei corrispettivi della giornata e lo invia alla Agenzia delle Entrate.
È, inoltre, possibile utilizzare il registratore telematico senza la connessione a internet durante la giornata e connetterlo solo al momento della chiusura e invio.
Il Registratore Telematico ha un guasto: ecco cosa fare
Nel caso in cui il tuo Registratore Telematico (RT) ha un guasto, devi segnalarlo tempestivamente all’Agenzia delle Entrate e richiedere l’intervento di un tecnico abilitato per effettuare la riparazione.
Online, nel portale dell’Agenzia delle Entrate è disponibile un’apposita procedura di segnalazione del malfunzionamento del registratore.
Fino a quando il guasto non viene ripristinato o nel caso in cui il punto vendita non sia dotato di altro RT in servizio, è possibile annotare sull’apposito registro dei dati i corrispettivi delle operazioni giornaliere e inviare i dati in via telematica, eventualmente mediante i servizi web di “emergenza” messi a disposizione nell’area “Corrispettivi” del portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione “Servizi per i Gestori ed Esercenti”.
Infatti, anche nell’ipotesi di guasto del RT, l’omesso invio dei dati comporta l’applicazione delle sanzioni di cui all’art. 2 co. 6 del DLgs. 127/2015.
I servizi web di emergenza messi a disposizione nel portale dell’Agenzia delle Entrate riguardano situazioni come:
Termini di invio dei corrispettivi telematici
I corrispettivi telematici devono essere memorizzati singolarmente e giorno per giorno e devono essere trasmessi all’Agenzia delle Entrate nel termine di 12 giorni.
Nel caso in cui la tua attività abbia un registratore telematico sarà quest’ultimo, in autonomia e con una connessione internet attiva, a collegarsi dopo la chiusura giornaliera con i server dell’Agenzia delle Entrate.
Qualora vi siano dei problemi di connessione di rete sono previsti, comunque, 12 giorni di tempo per trasmettere i corrispettivi.
Cosa fare nei periodi di chiusura dell’esercizio commerciale? Nei giorni di chiusura, non dovrai effettuare alcuna registrazione sul registratore telematico. Sarà quest’ultimo che, al momento della prima trasmissione dei corrispettivi della giornata di apertura, comunicherà le giornate di chiusura.
Come gestire le operazioni dopo la mezzanotte?
Questo è un aspetto che genera molta incertezza. In particolare, il dubbio riguarda la data da inserire nei corrispettivi per le operazioni effettuate oltre la mezzanotte. Questa situazione riguarda per esempio molti ristoratori e locali notturni.
In questi casi, l’Agenzia Entrate chiarisce che “…in caso di chiusura di cassa oltre le ore 24 del giorno di apertura, al fine di una corretta imputazione dei dati dei corrispettivi e liquidazione Iva, sarà utile effettuare una prima chiusura di cassa entro le ore 24 del giorno di apertura”.
Anche in quest’ultimo caso, avere un registratore telematico facilita di gran lunga la procedura, rendendola automatica e in un click.
Gestire senza sforzi la fatturazione elettronica e i corrispettivi è solo uno dei molti vantaggi di un registratore telematico.
Infatti, con un RT, puoi produrre fatture e preventivi in pochi attimi e risparmiare tempo e denaro nella gestione amministrativa e contabile della tua attività. Puoi registrare gli acquisti rapidamente e tenere sempre sotto controllo vendite, costi e profitti: in ogni momento puoi infatti avere una visione dei flussi di cassa, i dati di vendita di specifici prodotti, la situazione di clienti e dei fornitori. Anche la gestione dei pagamenti in entrata e uscita è semplice e ti permette di programmare gli investimenti, grazie allo scadenziario automatico e, se hai un magazzino puoi gestirlo con il software in maniera rapida e precisa.
Con un registratore di cassa telematico non solo gestirai la fatturazione elettronica in modo più immediato, ma potrai avere sotto controllo tutti i dati del tuo punto vendita e utilizzarli per analisi di marketing e sui tuoi clienti puntuali e consapevoli per il futuro della tua attività.
Pubblicato da
Redazione EasyCassa
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