Come scegliere e gestire i fornitori nel mondo della ristorazione: una guida semplice

I fornitori rappresentano una parte fondamentale dell’attività e hanno un impatto importante sui risultati e sulla sostenibilità della stessa.

Se hai un’attività nel mondo della ristorazione, dell’hotellerie o del catering sai che uno degli aspetti più delicati da gestire e tenere in considerazione è la scelta dei giusti fornitori.

I fornitori rappresentano una parte fondamentale dell’attività e hanno un impatto importante sui risultati e sulla sostenibilità della stessa.

Per questo motivo, per selezionare i fornitori più giusti per la tua attività, devi conoscere a fondo il tuo fornitore e verificare se i suoi valori rispecchiano a pieno la tua visione d’impresa, la tipologia di attività che possiedi e l‘esperienza che vuoi offrire ai tuoi clienti.

Come scegliere i giusti fornitori?

Per prima cosa è importante che tu inizi a considerare i tuoi fornitori come dei partner con i quali instaurare un rapporto di fiducia e rispetto reciproci.

Entrambi dovrete concorrere al raggiungimento di un unico obiettivo: il vantaggio e la soddisfazione reciproca per la qualità dei prodotti e servizi venduti e offerti.

Accanto a questo valore, è importante anche l’onestà, ovvero il rispetto della qualità concordata dei prodotti.

Ricorda, infatti, che gli imprevisti possono sempre capitare e mantenere un rapporto positivo e trasparente con i propri fornitori può aiutare a gestire al meglio anche possibili brutte sorprese.

La prima cosa che devi fare è fare quando stai per selezionare i tuoi fornitori è iniziare una ricerca di mercato per conoscere da vicino che esperienza lui abbia e che varietà e qualità di prodotti offre.

Per le realtà più piccole, può essere utile affidarsi a fornitori vicini alla zona della propria attività, in modo da andare a conoscere dal vivo il proprio fornitore. Questo ti servirà anche ad avere una visione più ampia e chiara dell’azienda fornitrice che stai selezionando e a comprendere se sia in linea con i valori della tua attività.

Creare un rapporto di fiducia con il tuo fornitore significa anche chiedere consiglio sui prodotti da acquistare e fidarsi dei suoi suggerimenti, sia perché il fornitore conosce alla perfezione il prodotto che vende, sia per la convenienza del prezzo.

All’inizio la selezione del giusto fornitore non sarà semplice: dovrai testare il prodotto, assicurarti che il fornitore rispetti le normative di sicurezza di imballaggio e HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points, ovvero un metodo analitico volto all’identificazione e prevenzione dei rischi che possono compromettere la sicurezza igienica di un alimento) sia nella fase di trasporto degli alimenti, sia nei propri magazzini.

Dopo aver conosciuto il tuo fornitore, il rapporto di fiducia reciproca passa per una buona collaborazione che ha dei punti cardine fondamentali, come l’idoneità e il rispetto dei tempi di consegna, l’affidabilità del trasportatore, la disponibilità del fornitore a essere reperibile anche in tarda serata, la tempestività nel rispondere a eventuali richieste variabili.

Un piccolo consiglio: non è sempre la scelta giusta aprirsi a un’enorme quantità di fornitori; selezionane pochi che possano garantirti un’ampia gamma di prodotti. In questo modo potrai semplificare la gestione degli ordini del tuo ristorante e ottenere un prezzo migliore su una quantità di prodotto maggiore.

Cosa significa per te scegliere i fornitori giusti?

Per molti scegliere il giusto fornitore significa affidarsi a chi offre il prezzo migliore.

Ma non sempre questa è la soluzione giusta. Anzi: ottenere dal proprio fornitore una scontistica o una promozione molto allettante può significare non avere poi nel proprio ristorante prodotti della qualità che ti aspettavi.

Quindi, il nostro consiglio è di puntare sempre sulla qualità (alla fine dovrei rispondere tu di eventuali feedback negativi da parte della tua clientela!).

Risparmiare a tutti i costi non ti aiuterà, piuttosto scegli il fornitore che ti permette di esprimere a pieno la tua idea di ristorazione e che ti offre il rapporto qualità-prezzo migliore.

Se desideri, per esempio, distinguerti da altri competitor con un’offerta gastronomica particolare, punta su fornitori locali, che ti aiutano a valorizzare il territorio e i produttori della zona. La vicinanza con il tuo fornitore può anche aiutarti a gestire più facilmente il rifornimento in caso di necessità e ad evitare dei disservizi.

Infine, occhio al prezzo e alle condizioni di pagamento.

Per quanto riguarda il prezzo, il nostro consiglio è partire dalla fine della catena, ovvero chiederti quale credi sia il prezzo giusto da far pagare al tuo cliente, per poi andare a ritroso, considerando anche tutti i fattori necessari per la produzione.

È importante che tu monitori periodicamente il food cost, ovvero il rapporto tra i costi sostenuti per acquistare le materie prime utili per la preparazione dei diversi piatti e il prezzo a cui vengono venduti.

Per quel che riguarda, invece, i pagamenti, il metodo di pagamento più idoneo, per un rapporto di collaborazione sano con il proprio fornitore, è il pagamento a 30 giorni.

Fanno eccezione le piccole aziende produttrici di materie prime pregiate (ad esempio il tartufo): in questi casi il prodotto viene pagato contestualmente.

Come gestire i tuoi fornitori al meglio

La gestione dei fornitori è un’attività complessa che richiede sforzo e tempo. Tuttavia, se si seguono alcuni accorgimenti, può diventare molto più snella e proficua.

Per prima cosa è importante sottoscrivere un accordo scritto di una certa durata con i propri fornitori. L’accordo ti aiuterà a ridurre gli imprevisti e gli aumenti di prezzo senza preavviso; inoltre, potrai pianificare con minore approssimazione la spesa per le materie prime.

Un’altra buona abitudine è controllare sempre la fornitura ricevuta: siamo umani e possiamo sbagliare. Nel settore della ristorazione, questo accorgimento è molto importante: per cui il consiglio è quello di valutare la qualità della fornitura ricevuta, facendo attenzione a date di scadenza, quantità, peso e stato di conservazione dei prodotti.

Un altro accorgimento, non meno importante è dare stabilità e costanza di volumi alla tua fornitura. Se proponi dei menù stagionali o degustazioni che prevedono, ad esempio, l’utilizzo di materie prime specifiche, puoi ordinare una piccola varietà di prodotti ma con grandi volumi per ogni ordine.

Quando si parla di fornitura e prodotti, è molto importante avere sempre sotto controllo la gestione degli ordini e delle scorte in magazzino. In questi casi, la tecnologia può esserti di supporto per pianificare per tempo e scegliendo i prodotti necessari per la fornitura successiva.

Uno strumento che può sostenerti nella programmazione degli ordini e nel controllo del magazzino e dei fornitori è EasyCassa, il registratore di cassa telematico in abbonamento Tutto Incluso.

EasyCassa ti consente da un unico punto di gestire il magazzino, avendo le giacenze aggiornate in tempo reale a seguito di ogni vendita; questo è utile anche per effettuare l’inventario e le operazioni di carico e scarico merci in modo rapido.

Inoltre, puoi avere sempre sotto controllo le fatture dei tuoi fornitori e scaricarle in qualsiasi momento, in caso di bisogno.

Grazie al Cloud, anche l’organizzazione del catalogo prodotti è più semplice e ordinata: i prodotti infatti vengono caricati in modo massivo dal cloud e questo può migliorare il servizio offerto al cliente e consentirti di avere un maggior controllo sull’attività.